Wybór hotelu to jedna z kluczowych decyzji podczas planowania urlopu. Do złożenia rezerwacji w pierwszej kolejności przekonuje m.in. gwarantowany standard noclegów oraz możliwość wykupienia wyżywienia. Niewiele osób na wstępnym etapie szukania pokoju sprawdza, jakie dany obiekt oferuje metody i warunki płatności za pobyt. Tymczasem w niektórych sytuacjach to właśnie sposoby opłacenia pokoju powinny być bardzo ważnym kryterium w wyborze hotelu.
Przedpłata a anulowanie pobytu i zwrot pieniędzy
Zdarza się, że nawet najstaranniej zaplanowany urlop nie dojdzie do skutku – plany może pokrzyżować choroba, pracodawca, pogoda, usterka samochodu. W takim wypadku naturalnym postępowaniem jest odwołanie rezerwacji i zazwyczaj nie ma z tym żadnego problemu. Przeważnie z trudnościami mogą spotkać się jedynie osoby, które zarezerwowały nocleg w hotelu wymagającym przedpłaty. Trzeba pamiętać, że jej zwrot nie zawsze będzie możliwy.
Każdy hotel sam ustala zasady związane z płatnościami. W niektórych regulaminach jest jasno określone, że rezerwacji nie można odwołać bezkosztowo. Zazwyczaj jednak hotele starają się wyjść naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów i oferują im bardziej prokonsumenckie zasady zrezygnowania z pobytu. Najczęściej klienci odzyskają całą sumę, jeśli odwołają rezerwację w ściśle wskazanym terminie (np. do tygodnia przed przyjazdem). Dodatkowo niektóre hotele mogą zastrzec, że zwrotowi podlega tylko część środków.
Co ważne, po zaakceptowaniu rezerwacji nie ma już możliwości zmiany jej warunków – osoby planujące wyjazd w odległym terminie lub chcące zabezpieczyć się na wypadek sytuacji losowych powinny więc od razu odrzucić oferty bezzwrotne. Tą zasadą powinni kierować się szczególnie klienci zainteresowani wyjazdem do hotelu ze SPA, strefami sportowymi i pakietem usług specjalnych. Koszt pobytu w takich miejscach jest większy niż w obiektach bez dodatkowych udogodnień, w związku z czym również brak możliwości odzyskania przedpłaty może być dotkliwy.
Płatność w hotelu na miejscu lub z góry
Hotele mogą oferować płatność z góry lub na miejscu – w części obiektów dostępne są obydwie metody płatności, a w części tylko jedna. Płatność na miejscu oznacza, że rachunek za pobyt należy uiścić bezpośrednio w obiekcie, gotówką albo kartą. Popularniejszą metodą jest jednak płatność z góry, za pomocą bankowości internetowej: szybkich bądź tradycyjnych przelewów, płatności BLIK – wyjaśnia pracownik Amber Hotelu z Gdańska.
Ponadto do złożenia rezerwacji w niektórych obiektach może być konieczne podanie danych z karty kredytowej – z takim wymogiem mogą spotkać się zwłaszcza osoby korzystające z serwisów rezerwacyjnych. Karta kredytowa może służyć do pobrania przedpłaty albo do preautoryzacji. W ramach preautoryzacji hotel zablokuje pewną kwotę w celu sprawdzenia, czy klient podał prawidłowe dane i czy na karcie są środki pokrywające koszt pobytu. Następnie środki zostaną odblokowane, gość natomiast będzie musiał opłacić rachunek po przyjeździe na miejsce. Przedpłata polega więc na obciążeniu z góry, a preautoryzacja – na nałożeniu czasowej blokady.
Aby ustrzec się przed przykrą niespodzianką i zabezpieczyć na wypadek nagłej modyfikacji planów, trzeba koniecznie szczegółowo zapoznać się z warunkami rezerwacji jeszcze przed jej złożeniem. Z kolei metoda płatności (z góry albo na miejscu) nie ma dużego znaczenia – jedynym problemem może być konieczność udostępnienia danych kredytowych.
